Constitución de la Asociación sin fines de lucro:
Ship for World Youth Alunni Association of Venezuela (SWYAAV).

Elementos necesarios para la constitución legal:
1. Nombre de la asociación
2. Definiciones de términos a utilizar en el documento.
3. Objetivo general (misión)
4. Objetivos específicos
5. Estrategias
6. Miembros del comité o junta directiva (estructura, responsabilidades)
7. Membresía
8. Elección de nuevos comités
9. Reportes periódicos del estatus de la asociación
10. Estados financieros
11. Futuros cambios en la constitución

Miembros:
Presidente : Mayumi Kodama (SWY 9)
Vice-presidente : Davorin Djukic (SWY11)
Tesorero : Ferez Gatrif (SWY11)
Coordinador de comunicaciones : Leanny Pinzolante (SWY13)
Coordinador de información : Leanny Pizzolante (SWY13)
Homestay Coordinator: Giovannina Castillo (SWY11)

Batches
(SWY1) Maria Cristina Manrique y Zulay Matos
(SWY3) Carlos Sosa
(SWY5) Diana Cruichi y Vicky Zambrano
(SWY7) Jeannette Escobar
(SWY9) Mayumi Kodama
(SWY11) Marina Taylhardat
(SWY13) Leanny Pinzolante

1.- Nombre de la asociación:
Ship for World Youth Alunni Association Venezuela (SWYAAV)/ Barco para Jóvenes del Mundo Asociación de ex participantes, Venezuela.

2.- Definición de términos
SWY: Ship for World Youth
SWYAA: Ship for World Youth Alumni Association
IYEO: International Youth Exchange Organization

3.- Objetivo general (Misión)
Apoyar el espíritu de entendimiento y cooperación internacional promovido a través del programa SWY. SWYAAV es una organización autónoma e independiente desarrollada por sus miembros que trabaja en conjunto con IYEO y otras SWYAA de otros países.

4.- Objetivos específicos:
· Promover y facilitar la comunicación y la interacción entre los ex participantes venezolanos del programa SWY
· Promover el programa SWY en Venezuela
· Asistir en la preparación de futuras delegaciones venezolanas para el programa SWY y programas relacionados
· Representar a Venezuela en los eventos internacionales relacionados con el programa SWY
· Mantener a los miembros informados acerca del desarrollo del programa SWY a nivel mundial
· Apoyar a la embajada del Japón en Venezuela en el desarrollo de eventos de promoción de esta cultura.

5.- Estrategias:
· Mantener actualizado la base de datos de los participantes venezolanos. Encargado: Coordinador de Información
· Informar al ente organizador (IYEO) sobre los cambios de los miembros de la asociación. Encargado: Coordinador de Información
· Contribuir en el periódico internacional de SWY producido por IYEO. Encargado: Coordinador de comunicación.
· Publicar y distribuir el periódico de SWYAAV a todos los miembros activos de SWYAAV y IYEO. Encargado: Coordinador de comunicación.
· Desarrollar un sistema de comunicación entre los ex participantes foráneos interesados en visitar nuestro país y coordinar su estadía. Encargado: Coordinador de visitantes.
· Buscar en la medida de lo posible patrocinantes para el apoyo de futuras delegaciones.

6.- Comité Ejecutivo
El comité ejecutivo estará comprendido por las figuras de: Presidente, Vicepresidente, Tesorero, Coordinador de Información, Coordinador de Comunicación y Coordinador de visitas. Este comité será elegido para representar la totalidad de los miembros de SWYAAV.
El comité ejecutivo debe sostener reuniones periódicas, al menos una vez al mes. Las reuniones del comité deben contar con la presencia de la mitad de los miembros más uno para ser llevadas a cabo. Aquellos miembros del comité que presenten tres faltas consecutivas en las reuniones, serán objeto de descalificación dentro del mismo.

Presidente:
1) Diseñar y coordinar las actividades de SWYAAV
2) Hacer acto de presencia en todas las reuniones
3) Mantener el interés de los miembros en la asociación
4) Velar por las relaciones y comunicación con organizaciones como IYEO, SWYAA,
Embajada de Japón, entre otros
5) Comprometerse en la preparación de nuevas delegaciones
6) Monitorear el trabajo del resto de los miembros del comité
7) Velar por el cumplimiento del acta constitutiva del AA

Vice-presidente:
1) Proveer apoyo al presidente en el diseño y coordinación de las actividades del SWYAAV
2) Hacer acto de presencia en todas las reuniones
3) Mantener el interés de los miembros en la asociación
4) Sustituir al presidente en situaciones donde no sea posible la presencia del mismo
5) Apoyar la preparación de nuevas delegaciones
6) Coordinar y apoyar las acciones del resto del comité

Coordinador de Comunicación:
1) Creación y diseño del periódico semestral SWYAAV, elaboración
2) Contribuir a la creación del periódico de IYEO
3) Mantener la página web SWYAAV actualizada
4) Elaborar y facilitar las minutas de cada reunión al coordinador de información

Coordinador de Información:
1) Mantener el "data base" actualizado, al menos dos veces al año.
2) Mantener el flujo de información entre las organizaciones relacionadas y nuestra asociación (especialmente con IYEO)
3) Mantener y distribuir las minutas de cada reunión (hechas por el coordinador de comunicación)
4) Mantener el swyavenezuela mailing list

Tesorero:
1) Administración del dinero de la SWYAAV
2) Recolectar cuotas de membresía entre los miembros contribuyentes
3) Elaboración de balances financieros

Coordinador de visitas:
1) Promover y coordinar las visitas de los miembros de otras SWYAA
2) Mantener y chequear la cuenta de correo electrónico de visitantes
3) Organizar y mantener banco de datos de posibles casas de intercambio

7.- Membresía
Condiciones de membresía:
Todos los ex participantes venezolanos del programa SWY tienen derecho a ser miembro de SWYAAV, incluyendo consejeros, líderes nacionales, jóvenes participantes, personal administrativo y participantes de programas asociados al programa SWY que hayan sido elegidos a través de SWYAAV. También serán considerados aquellos participantes que no hayan completado el programa. Los miembros de SWYAAV tendrán el derecho de recibir información de otras SWYAA, IYEO y embajada de Japón en Venezuela.

Período y cuota de membresía:
El período de membresía será de doce meses del año calendario. La cuota de membresía será establecida por el comité y revisadas anualmente.

Miembros contribuyentes: se consideraran miembros contribuyentes aquellos ex participantes venezolanos que hayan cancelado cuota de membresía y participen en forma activa en las actividades organizadas por la asociación, ya sea físicamente, vía correo electrónico o telefónica. Los miembros contribuyentes que residen en Venezuela tendrán prioridad al momento de la selección delegaciones para programas relacionado con SWY y serán los únicos elegibles al momento de selección de delegaciones para programas organizadas por IYEO y/o que involucren información referente a SWYAAV.
Los miembros contribuyentes que no residan en el país serán elegibles para formar parte de las delegaciones de programas organizados por IYEO pero no directamente dependiente del SWY y/o que involucren información referente a SWYAAV.

Miembros pasivos: se considerarán miembros pasivos aquellos ex participantes que no cancelen cuota de membresía. Los miembros pasivos tendrán el derecho de recibir información relacionada a SWYAAV, otras SWYAA y IYEO.

Miembros especiales: se consideran miembros especiales aquellos ex participantes en calidad de consejeros, miembros de personal administrativo del programa SWY, y ex participantes pertenecientes a otro país que se encuentren residenciados en Venezuela. Los miembros especiales tendrán el derecho de recibir información por parte relacionada a SWYAAV, otras SWYAA y IYEO. Los miembros especiales no serán elegibles a ser miembros del comité ejecutivo ni representar a SWYAAV en eventos internacionales.

8.- Elecciones del Comité Directivo
Cargos elegibles:
Son elegibles todos los cargos del Comité Directivo: Presidente (Key person), Vice-presidente (Assistant Key person), Coordinador de información, Coordinador de Comunicación, Coordinador de homestay y Tesorero, así como los Batch representatives.

Requisitos para Votar:
· Tienen derecho a votar todos aquellos miembros con estatus de contribuyentes o especiales para la fecha de la elección.
· Cada miembro contribuyente o especial tiene derecho a votar por los 6 cargos directivos y por el batch representative correspondiente a cada Barco.

Requisitos para Postular:
· Tienen derecho a postularse a cualquiera de los cargos del Comité, únicamente los miembros contribuyentes para la fecha de la elección.
· Los miembros del Comité pueden ser reelegidos o postularse para otros cargos.
· Los postulados para Batch representatives deben haber participado en el Barco que quieren representar.

Período electoral:
· Los miembros serán elegidos por un período de 2 años y se efectuarán elecciones durante las 2 primeras semanas de Febrero de los años pares.
· Si alguno de los miembros del Comité se ausenta del país o se ve imposibilitado para ejercer su función, se convocará a una elección extemporánea.

Conducción de la elección:
El Comité debe convocar a los demás miembros de la Asociación a formar un Comité Voluntario formado por un mínimo de 2 personas y un máximo de 4 personas. Este comité debe funcionar de Jurado en el proceso electoral y trabajar en conjunto con el Comité Directivo para la determinación de los plazos para postulaciones y votaciones. Finalmente, el Comité Voluntario hará el conteo de votos y presentará los resultados a todos los miembros de la Asociación.

9.- Reportes
Al finalizar cada período financiero, el Comité, a través del Tesorero, presentará un reporte financiero a todos los miembros del SWYAAV, en el cual mostrará todas las entradas y salidas de los fondos de SWYAAV. Este reporte debe estar firmado y aprobado por los miembros del comité

10.- Año financiero
El año financiero de la Asociación se iniciará el 1ero de Julio y culminará el 30 de Junio. Estas fechas pueden ser determinadas nuevamente por el Comité Directivo vigente si así lo considera necesario.

11.- Cambios en la constitución
El presente documento queda sujeto aquellos cambios que sean requeridos y aprobados en votación por la mayoría de los miembros del comité ejecutivo. Los cambios a esta constitución deben hacerse de conocimiento público a todos los miembros de SWYAAV por medio del Coordinador de Comunicación y/o Coordinador de información.

Constitution of the Non-profit Organization:
Ship for World Youth Alumni Association of Venezuela (SWYAAV).

Necessary elements for the legal constitution:
1. Name of the Association
2. Definition of terms used in the document.
3. General Aim (Mission)
4. Specific Aims
5. Strategies.
6. Members of the committee or board of directors (structure, responsibilities)
7. Membership
8. Election of New committees
9. Periodical reports of the Association’s status
10. Financial status
11. Future changes on the Constitution

Members:
President: Mayumi Kodama (SWY 9)
Vice-president: Davorin Djukic (SWY11)
Treasurer: Ferez Gatrif (SWY11)
Communication Coordinator: Leanny Pizzolante (SWY13)
Information Coordinator: Leanny Pizzolante (SWY13)
Homestay Coordinator: Giovannina Castillo (SWY11)

Batches
(SWY1) Maria Cristina Manrique y Zulay Matos
(SWY3) Carlos Sosa
(SWY5) Diana Cruichi y Vicky Zambrano
(SWY7) Jeannette Escobar
(SWY9) Mayumi Kodama
(SWY11) Marina Taylhardat
(SWY13) Leanny Pizzolante

1. - Name of the Association:
Ship for World Youth Alumni Association Venezuela (SWYAAV).

2. - Definition of terms used in the document
SWY: Ship for World Youth
SWYAA: Ship for World Youth Alumni Association
IYEO: International Youth Exchange Organization

3. - General Aim (Mission)
Support the understanding spirit and the international cooperation promoted through the SWY program. SWYAAV is an autonomous and independent organization developed by his members on the whole with IYEO and other countries SWYAA’s.

4. - Specific Aims:
· Promote and provide the communication and interaction among the venezuelan ex – participants of the SWY program.
· Promote the SWY program in Venezuela.
· Assist in the preparation of future venezuelan delegations for the SWY and related programs.
· Represent Venezuela in the international events related to the SWY program.
· Keep the members informed about the SWY program world’s development.
· Support the Japanese Embassy in Venezuela to the culture’s promotion and events development.

5. - Strategies
· Keep the data base of the venezuelan participants up to date. In charge: Information Coordinator.
· Inform to the organization entity (IYEO) about the changes of the association’s members. In charge: Communication Coordinator.
· Contribute to the SWY international newspaper produced by IYEO. In charge: Communication Coordinator.
· Develop a communication system among the foreign ex participants interested in visiting our country and coordinate their stay. In charge: Visitor’s Coordinator.
· Look as possible for sponsors for the future delegations.

6. - Executive Committee
The Executive Committee will consist of the following persons: President, Vice-president, Treasurer, Information Coordinator, Communication Coordinator and Visits Coordinator. This committee will be chosen to represent the totality of the SWYAAV members.
The Executive Committee must hold periodic reunions, at least once a month. The reunions of the committee must count with the presence of half of the members to be carried out. Those members of the committee that present three consecutive absences to the reunions will be object of disqualification.

President:
1. Design and coordinate the SWYAAV’s activities.
2. Be present in all the reunions.
3. Keep the association members’ interest.
4. Keep relationship and communication with organizations like IYEO, SWYAA, the Japanese Embassy, etc.
5. Engage to the future delegations preparation.
6. Watch over the rest of the committee’s work,
7. Watch over the fulfillment of the AA’s constitutive act.

Vice-President:
1. Support the president in the design and coordination of the SWYAAV’s activities.
2. Be present in all the reunions.
3. Keep the association members’ interest.
4. Replace the President in case he/she cannot be present.
5. Support in the future delegations preparation.
6. Coordinate and support the rest of the committee’s actions.

Communication Coordinator:
1. Elaborate and design the half-yearly SWYAAV’s newspaper.
2. Contribute in the IYEO’s newspaper creation.
3. Keep the SWYAAV’s website up to date.
4. Elaborate and provide the reunions summaries to the information coordinator.

Information Coordinator:
1. Keep the data base up to date, at least twice a year.
2. Maintain the information flowing among the related organizations and our association (especially with IYEO)
3. Keep and distribute each reunion summaries (elaborated by the information coordinator).
4. Keep the “swyaavenezuela” mailing list.

Treasurer:
1. Administrate SWYAAV’s money.
2. Collect the membership fee among the paying members.
3. Elaborate the financial balances.

Visits Coordinator:
1. Promote and coordinate the visits of other SWYAA’s members.
2. Keep and check the visitor’s email account.
3. Organize and keep a data base of possible exchange houses.

7. - Membership
Membership conditions:
All the venezuelan ex-participants of the SWY program have the right to be a SWYAAV’s member, including counselors, national leaders, participating youth, administration and participants of SWY related programs that have been chosen through SWYAAV. Will be also considered those participants that haven’t finished the program. The SWYAAV’s members will have the right to receive information of other SWYAA’s, IYEO and the Japanese Embassy in Venezuela.

Membership fee and period:
The membership’s period will be of twelve months of the calendar each year. The membership fee will be established by the committee and checked every year.

Paying Members: are those venezuelan participants that have paid the membership fee and participate actively in the association’s activities, physically, via email or by phone. The paying members that live in Venezuela will have priority in the selection for programs related to SWY and will be the only eligible for the selection to programs organized by IYEO or that involve information related to SWYAAV.
The paying member that doesn’t live in Venezuela will be eligible to be part of the IYEO’s organized programs delegations but not directly and only if those are involved with SWY or contain SWYAAV’s information.

Passive Members: Are considered passive members the venezuelan ex-participants who haven’t paid the membership fee. The passive members will have the right to receive information related to SWYAAV, other SWYAA’s and IYEO.

Special Members: Are considered special members those ex-participants who have worked as counselors, SWY’s administration personal, and foreign ex participants who reside in Venezuela. The special members will have the right to receive information related to SWYAAV, other SWYAA’s and IYEO. The special members will not be eligible to be part of the executive committee nor represent SWYAAV in international events.

8. – Election of the Executive Committee
Eligible charges:
All the charges in the executive committee are eligible: President (Key Person), Vice-President (Assistant Key Person), Information Coordinator, Communication Coordinator, Visitos Coordinator as well as the Batch Representatives.

Vote Requisites:
· Have the right to vote all those paying and special members to the election time.
· Each paying or special member has the right to vote on the 6 different executive charges and for each ship batch representative.

Postulate Requisites:
· Only the paying members to election time have the right to postulate for any of the committee’s charges
· The committee’s members can be re-elect or postulate for another charges.
· The candidates to Batch Representatives must have participated in the Ship they want to represent.

Electoral Period:
· The committee’s members will be chosen for a period of 2 years and the elections will take place during February’s first to weeks and not in leap years.
· If any of the committee’s members have to be absent or cannot fulfill his/her function, an out of time election will be carried out.

Election Directions:
The Committee must call the rest of the association members to form a Volunteer Committee formed by a minimum of 2 persons and a maximum of 4. This committee will have to work aside the Executive Committee to determine the dates to postulate and vote and also as a jury in the electoral process.
Finally the Volunteer Committee will count the votes and present the results to all the association members.

9. – Reports
At the end of each financial period, the Committee, through the Treasurer, will present a financial report to all the SWYAAV members, which will show all the money exits and entries. This report must be signed and approved by the Committee’s members.

10. – Financial Year
The association’s financial year will begin on July’s 1st and will end the 30th of June.
The dates can be modified by the Executive Committee if they consider it necessary.

11. – Constitution Changes
This document is subject to change if it’s required and approved by most of the Executive Committee’s members. The changes made to this Constitution must be made in the public knowledge of all the SWYAAV members through the Communication Coordinator and/or the Information Coordinator.